生鮮配送公司如何預(yù)防采購(gòu)腐敗？
時(shí)間：2024-05-20 08:45來(lái)源：
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采購(gòu)腐敗是所有公司的噩夢(mèng)。有時(shí)，腐敗是顯而易見(jiàn)的，但通常是微妙的，看起來(lái)無(wú)害，比如當(dāng)一個(gè)供應(yīng)商給公司的采購(gòu)部門送小禮物。采購(gòu)腐敗即使看起來(lái)無(wú)關(guān)緊要，也會(huì)影響到你公司的底線和聲譽(yù)。不過(guò)，如果保持警惕，還是有辦法預(yù)防的。
我們主要從采購(gòu)前、采購(gòu)中和采購(gòu)后三個(gè)階段分享把控采購(gòu)黑洞的方法。
一、采購(gòu)前：企業(yè)反腐的最有效控制階段
1、事前預(yù)防
制定對(duì)應(yīng)的采購(gòu)管理規(guī)范，令行禁止，做了不一定馬上有用，不做就一定沒(méi)用，至少秋后算賬也是有依據(jù)的，只有成文字化后才能被記住、宣導(dǎo)和遵守。管理規(guī)范的制度化和儀式化也是很重要的，國(guó)內(nèi)某些餐飲巨頭規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)吃回扣，哪怕是一斤肉，都要立即進(jìn)行辭退，并且沒(méi)有任何補(bǔ)償。
對(duì)于采購(gòu)一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的回扣腐敗問(wèn)題，一定要敲鑼打鼓宣傳，進(jìn)行全員的再教育。盡可能的招聘到品格優(yōu)秀的采購(gòu)人員，并做好清晰的崗位職責(zé)要求也是有效預(yù)防采購(gòu)腐敗的方法。
2、約束供應(yīng)商
你在初期篩選供應(yīng)商時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，比如合作的條約里加大供應(yīng)商行賄的成本，發(fā)現(xiàn)行賄直接扣除對(duì)應(yīng)比例的貨款，按照回扣金額的比例，或者賬款的比例進(jìn)行扣除。嚴(yán)重的甚至直接拉黑，查證后也應(yīng)該把大概的情況在所有供應(yīng)商里面進(jìn)行通告批評(píng)，起到敲山震虎的作用。
3、廉潔聲明
配送企業(yè)可在各個(gè)業(yè)務(wù)洽談室或采購(gòu)工作區(qū)墻面上，標(biāo)識(shí)有“廉潔警示牌”，提醒來(lái)訪供應(yīng)商：如遇本公司人員有索賄、故意刁難等行為，可用電話、短信以及匿名信等方式進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于公司內(nèi)部人員，參加有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商的宴請(qǐng)活動(dòng)，必須提前請(qǐng)示，在得到批準(zhǔn)后方可參加，如果私下接受宴請(qǐng)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予以內(nèi)部處分。
宴請(qǐng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)上，也要確定好報(bào)備的標(biāo)準(zhǔn)和紅線的標(biāo)準(zhǔn)（供應(yīng)商贈(zèng)送東西的價(jià)值），通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員的行為監(jiān)管，既保護(hù)了采購(gòu)人員，又降低了供應(yīng)鏈的灰色成本，還能贏得供應(yīng)商的尊重。
4、高層互訪
供應(yīng)商能夠站著賺錢又何必跪著乞討，高層互訪可以避免采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行要挾，這樣跳過(guò)采購(gòu)人員直接與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作，只要價(jià)格品質(zhì)各方面都能滿足預(yù)期。
5、績(jī)效管理
有些采購(gòu)員吃回扣，一個(gè)原因是薪資待遇比較低，二是沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)空間，就成了想馬兒跑到快又不給草吃。也有供應(yīng)商非常擅長(zhǎng)挑撥采購(gòu)和公司的矛盾，詢問(wèn)薪資是多少，承諾高于薪資的回扣，甚至以介紹其他配送公司采購(gòu)工作為名，打消采購(gòu)員被開(kāi)除失業(yè)的顧慮，薪資還比現(xiàn)在的高。
所以設(shè)置合理的績(jī)效就會(huì)顯得尤為重要，把采購(gòu)員帶來(lái)能量化的效益分一部分給到采購(gòu)，也可以叫“合法回扣”，只不過(guò)這個(gè)回扣是公司給的，員工也會(huì)更感謝公司。
二、采購(gòu)中：事中控制，動(dòng)態(tài)的管理
1、內(nèi)部審計(jì)
不定期不通知進(jìn)行審計(jì)，前提是找到自己信得過(guò)的人去做，對(duì)采購(gòu)人員的行為進(jìn)行抽查，一旦發(fā)現(xiàn)腐敗問(wèn)題就進(jìn)行處分，供應(yīng)商也會(huì)拉入黑名單，并扣除相應(yīng)貨款，并將結(jié)果通告給所有供應(yīng)商，以起警示作用。
2、價(jià)格稽查
冒充其他公司采購(gòu)角色去市場(chǎng)上進(jìn)行摸底詢價(jià)，核心是為了輔導(dǎo)和促進(jìn)工作，看價(jià)格把控是能力的問(wèn)題還是腐敗的問(wèn)題，沒(méi)能力把價(jià)格砍下來(lái)，和不砍價(jià)格拿回扣還是有區(qū)別的。
3、內(nèi)部輪崗
建議3-6個(gè)月輪崗一次，既能提升了綜合采購(gòu)能力，也可以防止采購(gòu)和供應(yīng)商接觸太久滋生腐敗，內(nèi)部輪崗還能提升員工的工作積極性，并且更容易發(fā)現(xiàn)腐敗問(wèn)題，比如A采購(gòu)之前負(fù)責(zé)葉菜類，毛利低損耗高，輪崗換成B采購(gòu)之后，各方面都有大幅改善，這種歷史數(shù)據(jù)對(duì)比起來(lái)是非常直觀的。
4、AB角色采購(gòu)
一個(gè)品類由兩個(gè)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)，都向外詢價(jià)，哪個(gè)便宜就選擇哪個(gè)，使采購(gòu)員內(nèi)部進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，用降低的成本來(lái)均攤增加的采購(gòu)人員工資。
三、采購(gòu)后：建立優(yōu)化的長(zhǎng)效機(jī)制
1、定期的復(fù)盤采購(gòu)工作數(shù)據(jù)
定期的復(fù)盤采購(gòu)工作數(shù)據(jù)，既可以達(dá)到優(yōu)化的目的，也能通過(guò)這種復(fù)盤交叉驗(yàn)證一些管理細(xì)節(jié)。每過(guò)一段時(shí)間進(jìn)行供應(yīng)鏈管理的優(yōu)化，比如增加供應(yīng)商送貨的比例，部分標(biāo)品之類的通過(guò)招標(biāo)選擇供應(yīng)商，做好市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大商品的備用供應(yīng)商。
2、采購(gòu)權(quán)力的適當(dāng)分散
把采購(gòu)按照“采”和“購(gòu)”進(jìn)行分割。需采購(gòu)的貨品按性質(zhì)劃分。標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品不管金額大小盡量讓供應(yīng)商直接供貨，如此也不會(huì)引誘采購(gòu)犯罪。不能投標(biāo)采購(gòu)的蔬菜水果等，不論金額多大，要直接交個(gè)最懂行的采購(gòu)人員。優(yōu)化你的采購(gòu)流程制度，甚至讓你的供應(yīng)商，每天通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)里面的app直接進(jìn)行報(bào)價(jià)。
配送企業(yè)老板，也不應(yīng)把太多的精力放在防腐上，水至清則無(wú)魚，核心還是降本增效，更多的是考慮怎么提升采購(gòu)的專業(yè)性上。